Als jij ervaring hebt als document controller, vlot met administratieve tools overweg kan en snel inzicht krijgt in verschillende processen, dan ben jij onze ideale document controller!
Want bij elk nieuw project komen telkens weer duizenden technische documenten kijken. Van ontwerptekeningen tot technische fiches en van handleidingen tot materiaallijsten. Deze “gebruiksaanwijzingen” moeten allemaal correct worden beheerd én tijdig opgeleverd. Je werkt nauw samen met andere collega’s uit het team, met projectingenieurs en ook met projectmanagers. Daarbij bewaar jij het overzicht over je eigen projecten en die van het team én werk je mee aan verbeteringen van de workflows & tools.
- Je houdt dagelijks de documentatie up-to-date in ons intern Document Management Systeem – Lotus Notes – en werkt ook in verschillende externe Document Management Systemen.
- Inkomende documenten registreer je volgens de projectrichtlijnen die zijn bepaald bij de opstart van het specifieke project
- Daarna zorg je voor noodzakelijke aanpassingen of wijzigingen zodat deze documenten correct en tijdig verstuurd kunnen worden naar alle betrokkenen, zowel intern als extern
- Aan het einde van een project zorg jij voor de opmaak van de finale projectdocumentatie en handleidingen voor de klant. Zo kan de overdracht vlot & correct gebeuren.
- Dagelijks overleg je met collega’s zoals project ingenieurs en projectmanagers en daarnaast ook met onze leveranciers over deadlines, formats en specificaties
- Naast het beheer van je project bewaar jij ook mee het overzicht over andere projecten van je collega’s
- Tot slot werk je actief mee aan de standaardisatie van documenten en verbetering van workflowss
Onze ideale Documentation Controller
- Heeft enkele jaren ervaring in document management in een engineering context
- Weet wat het is onder tijdsdruk te werken
- Kan vlot met document management systemen of andere digitale tools werken in het kader van administratief beheer. (Lotus Notes, MS Excel en Word)
- Bewaart het overzicht over het eigen werk en helpt collega’s om prioriteiten te stellen en acties te bepalen in het kader van hun projecten
- Krijgt snel inzicht in processen en tools zodat je kan meewerken aan verbeteringen
- Een boeiende job met de nodige verantwoordelijkheid
- Persoonlijke opvolging in je professionele bezigheden
- De mogelijkheid om verder te groeien in je vakgebied
- Een correct salaris aangevuld met extralegale voorwaarden (freelancers komen ook in aanmerking)
- De kans om deel te nemen aan spraakmakende projecten
