Find job

Document Controller

  • Controller, Document

Ben jij sterk in structuur en hou je ervan om orde te brengen in complexe projecten?

Als Document Controller ben je de spil in het beheer van alle projectdocumentatie. Je zorgt ervoor dat documenten correct worden geregistreerd, opgevolgd en gedeeld volgens de juiste procedures, en ondersteunt zo het projectteam in een efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering.

Document Controller
  • Controller, Document
  • Dessel
  • Belgium
apply

Job details

Function

  • Beheren, optimaliseren en inrichten van het Document Management Systeem (DMS) en de goedkeuringsflows, met als doel een correcte werking te garanderen en de workflows af te stemmen op de specifieke noden van projecten.Technisch aanpassen van de standaard goedkeuringsflow binnen projecten door het inbouwen van extra stappen, in samenwerking met projectstakeholders.
  • Nakijken van bevoegdheden en het verlenen van de juiste toegangen tot specifieke informatie.
  • Opvolgen van documentversies, revisies en goedkeuringsflows om de meest actuele informatie te borgen.
  • Beheren, controleren en coördineren van de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie, met als doel de integriteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid van informatie te waarborgen conform interne richtlijnen en wettelijke vereisten.
  • Inschrijven, bijhouden en centraliseren van projectdocumenten (zoals as-built-, uitbatings- en constructiedossiers) in het daarvoor voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken.
  • Bewaken van de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en de bijhorende goedkeuringen.
  • Administratief voorbereiden en ondersteunen van interne en externe audits door het aanleveren van correcte en volledige documentatie, om aan te tonen dat alles conform is bij indienstname.
  • Controleren, registreren en classificeren van documenten op volledigheid en vormvereisten, met als doel kwalitatieve dossiers op te bouwen die voldoen aan de (project)afspraken.
  • Puur vormelijke controle van documenten op basis van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling.
  • Toezien op correcte naamgeving en documentstructuur.
  • Optreden als centraal aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en het sensibiliseren van projectteams, met als doel een uniforme en kwalitatieve werkwijze binnen de organisatie te bevorderen.Geven van opleidingen en toelichten van processen en flows aan interne en externe partijen (zoals aannemers), om een vlotte samenwerking te garanderen.
  • Aanspreken van stakeholders wanneer documenten vastzitten en proactief signaleren van knelpunten of risico’s aan de projectleider.
  • Ondersteunen van projectleiders bij documentatieplanning en het opstellen van rapporten over de status van documenten.
  • Beheren, opvolgen en uitvoeren van aanvullende administratieve taken, met als doel de operationele voortgang van projecten te ondersteunen en het rechtenbeheer inzake documentatie te faciliteren.
  • Aanmaken, opvolgen en beheren van toegangen tot documentatie voor externe medewerkers.
  • Verzorgen van algemene informatie-uitwisseling, beheren van (project)mailboxen en notuleren tijdens vergaderingen.
  • Proactief signaleren van risico’s en doen van verbetervoorstellen binnen documentbeheerprocessen
  • kennis van document lifecycle management en versiebeheer
  • kennis van document management systems
  • kennis van documentbeheer binnen een technische, industriële of projectomgeving
  • kennis van / affiniteit met technische documentatie zoals plannen, schema’s, dossiers
  • Een boeiende job met de nodige verantwoordelijkheid
  • Persoonlijke opvolging in je professionele bezigheden
  • De mogelijkheid om verder te groeien in je vakgebied
  • Een correct salaris aangevuld met extralegale voorwaarden (freelancers komen ook in aanmerking)
  • De kans om deel te nemen aan spraakmakende projecten

Apply

Basic information and CV

"*" indicates required fields

Name*
DD slash MM slash YYYY
When would you be available?
Accepted file types: pdf, doc, docx, Max. file size: 2 MB.
If you send us your most recent CV, we can get to work for you immediately. We welcome CVs in pdf, doc or docx format.
Permission*
send permission info

Carine Joosen

Account Manager
ALWAYS A GREAT JOB! Netwerk is a specialist in project support (project sourcing) of technically highly qualified profiles. We search for and place people in the most diverse locations, wherever they are needed. One of our strengths is making a good match: the right candidate for the right job. Ensuring that exactly those talents are present that are needed to always make a job a great job.

Working at netwerk? This is what it looks like...

Unsolicited application

Is your ideal technical job not listed? Didn’t find the vacancy you were looking for? Send us an unsolicited application and we will work together to find a match. Always a great job!

Apply now 
vacancyID: 15811
pubIdList: 2561
OwnerNameid: Carine Joosen
landvalue: Belgium